8 Hal Penting Dalam Implementasi Sistem ERP

Salah satu aspek penting untuk bisa mengelola perusahaan dengan baik adalah memiliki suatu system yang bisa membantu operasional pengelolaan bisnis dengan baik. Karena itu, sebuah sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan baik merupakan hal yang mutlak dibutuhkan suatu perusahaan. Hal tersebut sangat dibutuhkan untuk perusahaan besar ataupun menengah, juga untuk perusahaan kecil dan bahkan perusahaan mikro.

Hal tersebut bisa dimulai dari hal yang paling sederhana, seperti pencatatan penjualan dan posisi stock di toko dengan menggunakan perangkat mobile. Namun, kita sering mendapati adanya tantangan-tantangan dalam implementasi sistem informasi, baik pada perusahaan yang sudah menggunakan sistem ataupun yang pertama kali menggunakan sistem.

Banyak perusahaan merasa kecewa karena suatu sistem tidak dapat membantu kegiatan operasional dengan maksimal, alias “gagal”. Namun kita juga sering mendengar ada perusahaan yang dapat menggunakan sistem nya dengan sukses. Padahal sistem yang dipergunakan di kedua perusahaan tersebut sama.

Dari data-data sepanjang 1994 – 2015 yang kami kumpulkan, ternyata angka kesuksesan dari implementasi sistem selama 20 tahun berada di kisaran 20% – 35%. Ini berarti hanya 1 proyek implementasi sistem ERP yang berhasil dari setiap 3 sampai 5 proyek implementasi.

Dengan adanya perkembangan teknologi, semakin sadarnya perusahaan untuk mengimplementasikan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan kemajuan edukasi para pengguna (Users), implementasi sistem baru akan menjadi semakin mudah. Sehingga akan semakin besar pula harapan untuk sukses

Berdasarkan laporan “Chaos Report” tersebut, beberapa faktor yang menjadi penyebab 50% perusahaan tersebut “memiliki tantangan”:

• ·         Fungsi yang didapat tidak seperti yang diharapkan (over expectation)
• ·         Proyek berjalan lebh lama daripada waktu yang direncanakan (over time)
• ·         Budget yang digunakan lebih banyak dari yang direncanakan (over budget)

Dalam pemilihan sistem ERP, ada perusahaan yang memilih sistem yang sudah tersedia di pasaran, dan ada juga yang memilih untuk membuat sistem nya secara khusus (custom build).

Proses implementasi sistem informasi yang dibangun secara khusus (custom build) bisa menjadi lebih sulit. Karena dibutuhkan (waktu, biaya & sumber daya manusia) yang lebih banyak untuk membangun (development) sistem dan juga uji coba (testing) dibanding menggunakan sistem yang sudah tersedia dipasaran (off the shelf). Termasuk juga sumber daya yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan (bugs) yang timbul dari aplikasi yang baru dibuat.

Ada beberapa tahapan penting dalam proses implementasi sistem ERP. Tahapan-tahapan ini bertujuan agar tim eksternal / konsultan dan tim internal perusahaan mengerti dan memahami apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab masing-masing tim di dalam proyek tersebut. Tahapan-tahapan dalam implementasi tersebut adalah:

1.       Persiapan Proyek (Project Preparation).

2.      Cetak Biru Bisnis Proses (Business Process Blueprint)

3.       Realisasi (Realization).

4.      Persiapan Menjelang Penggunaan Sistem Baru (Go Live Preparation).

5.      Sistem Baru Digunakan dan Dukungan (Go Live and Support).

Dengan adanya tahapan-tahapan dalam implementasi sistem ERP ini, kita bisa lebih dini mengindentifikasi resiko yang ada pada proyek, Ada beberapa point kunci yang berpengaruh dalam proses implementasi sistem pada perusahaan. 8 point kunci tersebut adalah:

1.       Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management.

2.      Jebakan harapan / Ekspektasi.

3.       Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint.

4.      Manajemen persiapan data.

5.      Training.

6.      Testing.

7.       Kesiapan user.

8.      Strategi Go-Live – Parallel Run Vs Cut off

Kesemua point kunci ini ada di dalam setiap tahapan implementasi, sesuai dengan aktifitas dan kepentingannya.