ASAP Methodology pada Implementasi SAP

Apa itu Methodology ASAP ?

Accelerated SAP (ASAP) Methodology adalah pendekatan yang direkomendasikan SAP untuk mengimplementasikan software ERP di perusahaan. Pengalaman SAP dalam membuat dan mengimplementasikan software ERP di berbagai jenis perusahaan menghasilkan sebuah best practice yang telah teruji keberhasilannya berdasarkan pengalaman yang mereka miliki. ASAP Methodology membantu agar implementasi SAP memberikan hasil yang efektif, efisien dan optimal terutama dalam hal waktu, biaya, kualitas, kesesuaian dengan kebutuhan serta pemanfaatan sumber daya yang ada.

Implementasi SAP merupakan proyek yang cukup besar dan memiliki resiko yang tinggi. Keberhasilan dan kesesuaian implementasi SAP dengan kebutuhan bisnis merupakan hal yang harus dipenuhi. Apalagi implementasi dan operasional SAP memerlukan biaya yang sangat besar. Oleh karena itu, proses-proses yang dilakukan dari hulu ke hilir harus berjalan secara maksimal.

ASAP Methodology memiliki 5 fase, yaitu:

1.            Project Preparation

2.            Business Blueprint

3.            Realization

4.            Final Preparation

5.            Go-Live and Support

Penjelasan lebih mendalam dari fase-fase tersebut akan dijelaskan di bawah ini.

Project Preparation

Dalam fase ini, perusahaan dan bagian terkait membuat perencanaan awal dan persiapan implementasi SAP. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:

Goal Setting.

Menentukan goal dan objectives (tujuan) dari proyek implementasi SAP. Perlu diingat bahwa ekspektasi perusahaan juga perlu dicatat karena perusahaan pasti memiliki ekspektasi besar yang harus diwujudkan ketika melakukan sebuah proyek besar.

Implementation Strategy

Menentukan dan memperjelas scope implementasi SAP serta membangun organisasi proyek atau komite yang dibutuhkan sekaligus pengalokasian sumber daya di dalamnya.

Implementation Sequence

Menentukan urutan langkah yang akan dilakukan.

Team

Membentuk tim proyek, konsultan atau tim lain yang dibutuhkan.

Sign Off

Mendokumentasikan tahap Project Preparation dan memastikan tahap-tahap diatas harus disetujui oleh perusahaan dan tim proyek sebelum melangkah ke tahapan berikutnya.

Business Blueprint

Fase ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dan pandangan tentang bagaimana perusahaan akan mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnis. Dalam fase ini, tim proyek akan melakukan identifikasi untuk mengetahui proses bisnis yang dilakukan perusahaan. Hasil dari proses ini adalah dokumentasi mengenai proses bisnis yang dilakukan perusahaan beserta improvement yang akan dilakukan dengan implementasi SAP. Tahapan ini sangat penting karena sangat menentukan keberhasilan implementasi SAP. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:

Scope Document

Tim proyek mengidentifikasi keseluruhan proses bisnis yang ada dengan kuesioner atau metode lainnya sebagai media komunikasi dengan bagian-bagian yang ada di perusahaan.

As Is

Tim proyek mengerti dan memahami proses bisnis yang dilakukan perusahaan (current state).

To Be

Memetakan proses bisnis ke dalam sistem SAP serta menentukan kondisi yang diharapkan (future state) setelah implementasi SAP berdasarkan kondisi As Is dan tujuan yang ditentukan di awal.

Gap Analysis

Mencari perbedaan atau jarak antara kondisi perusahaan saat ini (As Is) dengan kondisi perusahaan yang diharapkan setelah implementasi SAP (To Be). Jarak atau perbedaan yang disebut gap ini kemudian dianalisa untuk mendapatkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi To Be.

Sign Off

Mendokumentasikan tahap Business Blueprint dan memastikan tahap-tahap diatas harus disetujui oleh perusahaan dan tim proyek sebelum melangkah ke tahapan berikutnya.

Realization

Fase ini bertujuan untuk mengimplementasikan SAP berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang terdapat di Business Blueprint. Fase ini memiliki dua tahap yang perlu dilakukan, yaitu:

Baseline Configuration (major scope)

Tim konsultan mengkonfigurasi sistem dasar atau baseline system.

Final Configuration (remaining scope)

Tim proyek melakukan penyesuaian dan penyempurnaan (fine-tune) untuk memastikan pemenuhan kebutuhan bisnis perusahaan sesuai perencanaan yang telah dilakukan.

Biasanya, para functional dan ABAP developer bekerja pada fase ini.

Final Preparation

Fase ini dilakukan sebagai persiapan akhir sebelum sistem SAP siap digunakan (Go Live). Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:

1.            Unit Testing

2.            Integration Testing

3.            User Acceptance Testing

4.            Uji coba lain yang perlu dilakukan sesuai kebutuhan perusahaan.

5.            Jika terdapat sistem lama yang digunakan, maka migrasi data dari sistem lama ke sistem SAP dilakukan pada tahap ini. Pengguna juga harus diberi pelatihan untuk menggunakan sistem SAP ini.

Go Live and Support

Fase ini ditandai dengan dimulainya penggunaan SAP di perusahaan. Sistem perlu dimonitor untuk mengetahui dan mengantisipasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi sehingga bantuan (support) dapat dilakukan dengan segera. Selain itu, kegiatan optimalisasi sistem perlu dilakukan agar sistem menjadi semakin handal. Ketahui hal penting lain nya dalam implementasi SAP dalam artikel berikut 4 Komponen Penting dalam Implementasi SAP dan 8 Hal Penting dalam Implementasi Sistem ERP

Keuntungan Methodology ASAP ?

Methodology ASAP mencakup siklus lengkap suatu project management mulai dari perencanaan ,manajemen dan implementasi. Metode ini juga berfungsi sebagai panduan untuk Manajemen Proses Bisnis serta berorientasi pada layanan. Berikut ini akan dijelaskan keuntungan dari ASAP Metodoloy antara lain :

•     Methodology ini berorientasi terhadap konsep transparansi artinya semua proses yang dijalankan didalam nya berdasarkan fakta dan pemaparan setap poin secara terperinci sehingga operasi bisnis dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Selain itu, juga membantu mengurangi biaya pelaksanaan, waktu dan risiko.
• Dengan menerapkan seluruh proses operasional serta penyelenggaraan manajemen proyek  yang terorganisir dengan baik dapat membantu dalam memberdayakan pengetahuan mengenai manajemen bisnis.
• ASAP menggunakan informasi yang didasarkan pada pengalaman masa lalu. Oleh karena itu, dengan cara ini, methodology ini juga bertindak seperti peta yang menunjukkan gambaran lengkap siklus proyek.
• Methodology ini juga membantu dalam menciptakan lebih banyak peran pekerjaan yang mungkin diinginkan seseorang dan memberikan kerangka kerja yang dapat dikerjakan.
• Meningkatkan produktivitas dengan mengarahkan pihak pihak yang terlibat, melakukan manajemen risiko serta merencanakan planning untuk komunikasi yang lebih baik.

Begitulah pemaparan mengenai ASAP methodology dalam pengimplementasian SAP. Sebelum kita mengimplementasikan sistem SAP ini, ada baiknya pelajari lebih lanjut tentang tahapan implementasi atau methodology yang digunakan. Sekian Terimakasih